Perustason neuvottelujärjestelmä koostuu mikrofonista, vahvistimesta, kaiuttimista ja työpöydän näyttölaitteista (kuten työpöydän älypäätteistä ja LCD-näytöistä). Näiden laitteiden yhdistelmä muodostaa konferenssijärjestelmän, joka välittää ääntä, näyttää tietoa ja vahvistaa ääntä, jolloin käyttäjät voivat nähdä, kuulla ja puhua.
Teknologisen kehityksen ja lisääntyvien toiminnallisten vaatimusten, erityisesti tietokoneiden ja verkkojen laajan käytön, myötä konferenssijärjestelmien valikoima on laajentunut. Se sisältää nyt äänestyksen/vaalit/käsittelyn, videoneuvottelut, etävideoneuvottelut, puhelinneuvottelut, simultaanitulkkauksen ja työpöydän näytöt. Nämä ovat nykyaikaisen konferenssijärjestelmän peruselementtejä, ja joukko niihin liittyviä laitteita on syntynyt, kuten keskusohjaus, lämpötilansäätö, valaistuksen ohjaus, äänensäätö ja tehonsäätö. Nykyaikaisen teknologisen kehityksen vetämänä konferenssijärjestelmä määritellään nyt täydelliseksi kokouksiin liittyväksi laitteistoksi ja ohjelmistoksi.
